CONTACT

GT DRIVE OUTS

Co-driver nadien toevoegen

Op later tijdstip een co-driver toevoegen kan:

• Op voorwaarde dat er nog plaats is:
• In alle hotels waar we overnachten
• In het restaurant van alle hotels waar we overnachten
• Op elke plaats waar we halt houden voor:
• Voormiddagpauze
• Lunch
• Namiddagpauze
• Mits bijkomende betaling van 400 €, bovenop de kostprijs van de optie "co-driver"

Per 24u hebben we over het algemeen 4 locaties waar we langskomen: 1. Hotel, 2. Voormiddagpauze, 3. Lunch, 4. Namiddagpauze.
Indien het evenement bv. een 3 daagse is, zijn dat dus ongeveer 12 locaties die opnieuw moeten gecontacteerd worden.

U zal begrijpen dat we zo'n situaties niet graag meemaken, gezien dit sowieso een bijkomende dag werk is.

Procedure

• Stuur een mail hieromtrent naar [email protected]
• Omschrijf uw vraag
• Vermeld het volgende:
• Gegevens van de toe te voegen co-driver:
• Voornaam
• Naam
• Geboortejaar
• E-mail adres
• GSM-n° met landcode
• Uw akkoord om bovenop het te bijkomend te betalen bedrag van de optie "co-driver" 400 € over te schrijven
• Wij zullen uw mail beantwoorden met de totale te betalen som
• Eens wij deze som ontvangen hebben, contacteren wij alle nodige locaties
• Mocht blijken dat het:
• Niet meer mogelijk is, betalen wij u het door u betaalde bedrag - min 150 € administratieve kosten - terug, en stellen wij per mail in kennis van het feit dat het niet meer mogelijk zal zijn
• Nog mogelijk is, dan:
• Laten we alle contracten aanpassen
• Worden alle te betalen bedragen aan de 4 locaties per dag herberekend (hotel + 3 stops)
• Worden al onze lijsten per locatie aangepast
• Wordt er een badge bijgemaakt (stukprijs is (instelkosten + productiekosten + portkosten) 8x hoger dan groepsbestelling)
• Informeren we u per mail dat het nog gelukt is

Door u als klant

Reis(bijstands)verzekering

Ideaal - en heel erg aan te bevelen - is dat u over een eigen Reis(bijstands)verzekering beschikt.
Deze bestaat op haar beurt uit volgende twee broodnodige onderdelen:

• Annulatieverzekering => dekt de kosten als je de reis moet annuleren voor vertrek (wegens ziekte, overlijden in de familie, overmacht, enz.)

• Reisbijstand => dekt hulp en kosten tijdens de reis zelf, zoals medische kosten, repatriëring, vroegtijdige terugkeer, verloren bagage, enz.

Heb u die spijtig genoeg niet afgesloten dan kan u bij ons annuleren volgens de modaliteiten zoals hieronder beschreven.

Geen reis(bijstands)verzekering afgesloten?

Hebt u besloten geen reis(bijstands)verzekering af te sluiten — een keuze die wij eerlijk gezegd niet kunnen volgen — dan kunt u uiteraard nog steeds bij ons annuleren, volgens de hieronder beschreven voorwaarden.

Annuleren is mogelijk

Annuleren is steeds mogelijk in "normale omstandigheden" (zie verder voor definitie ervan).

Stuur een Mail

• Aan [email protected]
• Onderwerp: "Annulatie Event X"
• Vermeld in uw mail het volgende:
• Voor- en achternaam
• GSM-n° met landcode (bv. +31, +32, enz.)
• De duidelijke vermelding dat u evenement X wenst te annuleren

Waardebon(nen)

• I.g.v. annulatie door u, zullen er 2 waardebonnen per geannuleerd event opgemaakt worden, die 2 jaar geldig zijn;
• Deze waardebonnen vind je in je "Mijn pagina", na aangemeld te zijn op onze website;
• Waardebonnen zijn niet op naam, dus kunnen ook gebruikt worden voor een inschrijving van een vriend(in); u dient hiervoor gewoon het nummer van uw bon door te geven en de andere persoon kan deze ingeven bij zijn / haar online inschrijving;
• Per inschrijving kan u één waardebon gebruiken;
• Een waardebon kan niet in stukjes gekapt worden; net zoals u met een waardebon van 100 € geen product in een winkel kan kopen van 50 € met de vraag of men de helft van je waardebon van 100 € kan scheuren, gaat dit bij onze waardebonnen ook niet; dat wil dus ook zeggen dat ons systeem technisch geen geld kan terug geven, of een nieuwere kleinere waardebon kan aanmaken, wanneer u met een waardebon een event zou boeken dat minder kost dan de waarde van de waardebon;

Nog niet volledig betaald?

• Hebt u op het moment van annulatie nog niet het volledige bedrag betaald, dan dient u eerst het openstaande saldo te voldoen;
• Vervolgens maken wij de hierboven beschreven waardebonnen op en plaatsen die in uw "Mijn pagina";
• Weigert u het saldo te betalen, dan starten wij hiervoor geen procedure tegen u, het leven is te kort voor juridische beslommeringen;
• U verliest in dat geval echter het reeds betaalde bedrag, ongeacht het moment van annulatie;
• Daarmee is de zaak dan afgehandeld;

Admin.- / annulatiekosten

De "administratie- / annulatiekosten" kunnen gezien worden als:

• reële administratiekosten;
• een soort annulatieverzekering, die u pas betaalt indien u ze ook effectief gebruikt;

Het bedrag van deze kosten hangt af van het tijdstip van annulatie:

* Van het inschrijvingsbedrag, ongeacht hoeveel percent van het totale inschrijvingsbedrag reeds betaald werd.

Een event begint vanaf het uur dat je kan inchecken in het eerste hotel.

Niet omkeerbaar

Van zodra wij op verzoek een annulatie hebben doorgevoerd, is het technisch niet meer mogelijk om dit ongedaan te maken. Een annulatie is dus definitief.

Door een organisatie

Andere organisaties of entiteiten die één of meerdere plaatsen in contingent aankopen – waarvoor wij de reservatie en manuele facturatie op ons nemen – kunnen deze plaatsen niet annuleren of teruggeven. Annuleren is in dat geval dus niet mogelijk.

Door WHEELTORQUE wegens overmacht

Met overmacht wordt o.a. bv. bedoeld:

• Annulatie van het evenement door het circuit;
• Verbodsbepalingen van de overheid die de organisatie van:
• evenementen verbied, gedurende de periode waarin het evenement gepland is;
• het evenement zodanig moeilijk maken dat dit redelijkerwijze niet meer haalbaar is;
• Eén of meer van de volgende omstandigheden, die het organiseren van het evenement onmogelijk, gevaarlijk en/of onredelijk maken:
• een aardbeving, een vloedgolf, een overstroming of een andere natuurramp;
• een terroristische aanslag, oorlog, opstand, oproer, staking of sluiting van de landsgrenzen;
• een epidemie of pandemie;

Van zodra een hoger beschreven voorbeeld van overmacht zich manifesteert, dan is er geen sprake meer van "normale omstandigheden" zoals helemaal bovenaan genoemd.

Betwistingen

• De Nederlandstalige tekst is de rechtsgeldige versie, alle andere zijn vertalingen zonder enige rechtsgeldigheid;
• I.g.v. eventueel betwistingen is het Belgisch recht van toepassing, en is de rechtbank van Brugge de enige die bevoegd is;

Geschenkbon | Waardebon | Voucher

Geschenkbon kopen

Max. 1 per inschrijving

Ons inschrijvingssysteem aanvaardt maximaal één waardebon per inschrijving.

Terugvinden

Indien u waardebonnen hebt, kan u deze terugvinden in uw "Mijn pagina" ( na aangemeld te zijn op www.WHEELTORQUE.eu ).

Niet op naam

Onze waardebonnen staan niet op naam.
D.w.z. dat je ze kunt geven of verkopen aan iemand anders, die ze even goed kan gebruiken.
U hoeft gewoon uw nummer van uw bon door te geven en de andere persoon kan deze inzetten bij zijn inschrijving.

Voor ALLE events

Waardebonnen zijn geldig voor àlle WHEELTORQUE events.

Geldigheidsperiode

• Een GEKOCHTE geschenk- of waardebon is 1 jaar geldig vanaf 't moment van aankoop.
• Met "1 jaar geldig" wordt bedoeld dat deze bon een jaar lang kan ingezet worden voor en tijdens de boeking van een WHEELTORQUE evenement;
• Dit evenement kan uiteraard doorgaan vele maanden nà de boeking van dat evenement;
• Voorbeeld:
• U krijgt een geschenkbon cadeau van iemand, die deze aangekocht heeft op 20 December 2024;
• U kan deze bon inzetten om een WHEELTORQUE evenement te boeken tot 20 December 2025;
• Op dat moment staat de kalender van het 2026 seizoen reeds online, en kan u dus een evenement boeken dat doorgaat in bv. Oktober 2026;
• Een ONTVANGEN waardebon, t.g.v. de annulatie van een evenement is 2 jaar geldig, i.p.v. de 1-jaar-geldigheid van een gekochte geschenk- of waardebon;

Diverse

• Een waardebon kan niet in stukjes gekapt worden; net zoals je met een waardebon van 100 € geen product in een winkel kan kopen van 50 € met de vraag of men de helft van je waardebon van 100 € kan scheuren, gaat dit bij onze waardebonnen ook niet;
• Dat wil dus ook zeggen dat ons systeem technisch geen geld kan terug geven, of een nieuwere kleinere waardebon kan aanmaken, wanneer je met een waardebon een event zou boeken dat minder kost dan de waarde van de waardebon;
• Waardebonnen worden niet terugbetaald;
• De geldigheidsduur van waardebonnen kan - sinds 8 April 2024 - niet meer verlengd worden;

Geschenkbon kopen

BE 0460 744 456

Factuur

Onderaan uw inschrijvingsbevestigingsmail kan u het volgende lezen:

"De factuur zal binnen drie weken na ontvangst van uw betaling online beschikbaar zijn in PDF-formaat in uw 'Mijn Pagina'."

Deze factuur wordt door ons systeem automatisch opgesteld op basis van uw privégegevens, tenzij u tijdens uw boeking onder "Bedrijfsgegevens voor de factuur" uw bedrijfsgegevens met het correcte btw-nummer hebt ingevuld.

Wanneer u bedrijfsgegevens invult, wordt het ingegeven btw-nummer eerst gecontroleerd op juistheid. Is het btw-nummer niet correct, dan wordt uw factuur alsnog op uw privégegevens opgesteld. Is het btw-nummer wel correct, dan wordt uw factuur op uw bedrijfsgegevens opgesteld.

Hebt u geen bedrijfsgegevens ingevuld – waardoor uw factuur automatisch op uw privégegevens werd opgesteld – en wenst u achteraf toch een factuur op naam van uw onderneming, dan kunnen wij enkel nog een creditnota opmaken voor de foutief opgestelde factuur en vervolgens een nieuwe factuur aanmaken. Deze administratie wordt door een extern kantoor verzorgd en kost 40 € inclusief btw.

Afstand van Verhaal & Deelnamevoorwaarden

Door een WheelTorque-event te boeken, verklaart u vrijwillig deel te nemen en doet u afstand van elk verhaal tegenover de organisator, het circuit (indien van toepassing), andere deelnemers en alle betrokken partijen, voor om het even welke schade (materieel, lichamelijk of moreel) die tijdens het event zou kunnen ontstaan.

U erkent dat deelname gebeurt op eigen risico en dat u zelf verantwoordelijk bent voor het naleven van de geldende verkeersregels en voor een verantwoord en veilig rijgedrag, zowel op de openbare weg als op afgesloten terreinen.

Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u beschikt over een geldig rijbewijs, dat uw voertuig verzekerd, gekeurd (indien van toepassing) en in technisch goede staat verkeert. Het afsluiten van een reisverzekering wordt ten zeerste aanbevolen.

U verklaart zich ook akkoord om tijdens de actieve rijdersmomenten geen alcohol te consumeren, ongeacht of dit op eigen initiatief of kosten gebeurt. Alcoholgebruik is enkel toegestaan na afloop van het dagprogramma, en uitsluitend indien dit de verkeersveiligheid nadien niet in het gedrang brengt.

Daarnaast aanvaardt u dat er tijdens het event foto- en videobeelden kunnen worden gemaakt, en dat dit beeldmateriaal door WheelTorque mag worden gebruikt voor communicatie- en promotiedoeleinden. Indien u hiermee niet akkoord kunt gaan, verzoeken wij u om geen boeking te maken voor een van onze evenementen. Annuleren kan steeds overeenkomstig de annuleringsvoorwaarden en -modaliteiten zoals vermeld op onze website. Van zodra u effectief deelneemt aan een van onze evenementen, wordt – tijdens het event – het opperen van dergelijk bezwaar niet meer in aanmerking genomen.

Van elke deelnemer wordt verwacht dat hij of zij op een respectvolle manier omgaat met alle andere deelnemers, evenals met het personeel en de organisatoren. Ongepast gedrag, agressie of denigrerende opmerkingen worden niet getolereerd.

Onverantwoord of roekeloos rijgedrag, het overtreden van de alcoholregel overdag, het niet voldoen aan de wettelijke vereisten inzake voertuig en rijbewijs, het weigeren van toestemming voor beeldgebruik ter plaatse, of respectloos gedrag ten aanzien van anderen, kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van het evenement zonder enige terugbetaling.